1. Đăng nhập tài khoản admin
Mở trang đăng nhập, dùng email và mật khẩu được cấp trong email kích hoạt. Sau khi vào workspace, kiểm tra tên đơn vị ở góc tài khoản.
Tài liệu cho quản trị viên nhà xe
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Điều hành Xe
Hướng dẫn nhanh để chủ xe, điều hành và kế toán bắt đầu dùng workspace: cấu hình đơn vị, nhập dữ liệu nền, tạo đơn thuê, ghi nhận thu chi, theo dõi công nợ và xem báo cáo.
đ
dieuhanhxe.com
Workspace vận hành
DashboardTổng quan vận hành hôm nay
Lịch thuê xeTạo đơn, kiểm tra trùng lịch
Thu - ChiGhi nhận thu tiền và chi phí
Báo cáoĐối chiếu lãi/lỗ cuối kỳ
Bắt đầu
4 việc nên làm sau khi tài khoản được kích hoạt
Thứ tự này giúp đơn vị có dữ liệu nền sạch trước khi chạy lịch thuê xe thật và bàn giao cho nhân viên.
2. Cấu hình đơn vị
Vào Cấu hình đơn vị để cập nhật tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, logo và thông tin hiển thị trên phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng.
3. Tạo nhân viên và phân quyền
Tạo tài khoản cho điều hành, kế toán, quản lý hoặc tài xế. Gán vai trò phù hợp để mỗi người chỉ thấy đúng phần việc của mình.
4. Nhập xe và khách hàng
Thêm phương tiện, khách hàng cá nhân hoặc công ty trước khi tạo đơn thuê. Đây là dữ liệu nền cho lịch xe, công nợ và báo cáo.
Quy trình hằng ngày
Từ nhận đơn đến chốt báo cáo
Điều hành Xe hoạt động tốt nhất khi lịch thuê, thu chi và hồ sơ xe được cập nhật ngay trong ngày phát sinh.
01
Kiểm tra Dashboard để nắm xe đang thuê, xe trống, đơn quá hạn trả, công nợ đến hạn và cảnh báo giấy tờ xe.
02
Vào Lịch thuê xe để tạo đơn thuê mới, chọn xe, thời gian nhận/trả, địa điểm, khách hàng, tài xế đi kèm và giá chốt.
03
Theo dõi trạng thái đơn thuê: chờ xác nhận, đã xác nhận, đang thuê, hoàn thành hoặc đã hủy.
04
Ghi nhận thu tiền ở Thu - Chi / Sổ quỹ và theo dõi phần còn lại tại Công nợ khách hàng.
05
Cập nhật nhật ký hành trình, nhiên liệu, công tơ mét và chi phí phát sinh để báo cáo lãi/lỗ phản ánh đúng thực tế.
Module chính
Tra cứu nhanh từng khu vực trong workspace
Một số module có thể ẩn hoặc hiện tùy gói dịch vụ và quyền được cấp cho tài khoản đang đăng nhập.
Dashboard
- Xem nhanh xe đang thuê, xe trống và đơn sắp đến hạn trả.
- Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận và công nợ nổi bật trong ngày, tuần, tháng.
- Nhận cảnh báo đăng kiểm, bảo hiểm, bảo dưỡng hoặc sự cố cần xử lý.
Lịch thuê xe
- Tạo đơn thuê theo timeline hoặc danh sách.
- Chọn xe, khách hàng, thời gian nhận/trả, tài xế đi kèm và địa điểm giao trả.
- Kiểm tra trùng lịch trước khi lưu đơn để hạn chế đặt xe chồng chéo.
Khách hàng
- Lưu khách cá nhân hoặc công ty, số điện thoại, email, CCCD, giấy phép lái xe, mã số thuế và ghi chú.
- Đánh dấu khách cần lưu ý để đội điều hành kiểm tra kỹ trước khi nhận đơn.
- Dữ liệu khách hàng được dùng lại khi tạo lịch thuê và công nợ.
Phương tiện
- Quản lý biển số, tên xe, loại xe, trạng thái hoạt động và thông tin hồ sơ xe.
- Kết nối xe với lịch thuê, đăng kiểm, bảo hiểm, bảo dưỡng, nhiên liệu và báo cáo doanh thu.
- Cập nhật trạng thái bảo dưỡng để xe không bị đặt nhầm khi chưa sẵn sàng.
Thu - Chi / Sổ quỹ
- Ghi nhận phiếu thu, phiếu chi, khoản cọc, thanh toán đơn thuê hoặc chi phí vận hành.
- In phiếu thu, phiếu chi khi cần giao cho khách hàng hoặc lưu nội bộ.
- Dữ liệu sổ quỹ là nguồn cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Công nợ khách hàng
- Theo dõi số tiền còn phải thu theo khách hàng, đơn thuê và ngày đến hạn.
- Phân loại chưa thu, thanh toán một phần, quá hạn hoặc đã thu.
- Ưu tiên xử lý các khoản quá hạn ngay từ Dashboard và danh sách công nợ.
Hồ sơ xe
- Lưu đăng kiểm, phí bảo trì đường bộ, bảo hiểm, sự cố, sửa chữa, bảo dưỡng và khế ước vay.
- Nhập nhiên liệu và số công tơ mét để kiểm soát chi phí thực tế từng xe.
- Cảnh báo đến hạn giúp tránh bỏ sót giấy tờ, bảo hiểm hoặc lịch bảo dưỡng.
Nhân sự và phê duyệt
- Tạo nhân viên, phân vai trò và cấu hình quyền thao tác theo từng nhóm việc.
- Dùng yêu cầu duyệt, bàn giao nhân viên, lịch ca và nhật ký hệ thống để kiểm soát vận hành nội bộ.
- Quản trị viên có thể khóa, đổi quyền hoặc rà soát lịch sử thao tác khi cần.
Báo cáo
- Xem kết quả hoạt động kinh doanh, lãi/lỗ từng chuyến, doanh thu theo xe, tài xế và khách hàng.
- Đối chiếu doanh thu, chi phí, nhiên liệu và công nợ trước khi chốt tháng.
- Dùng bộ lọc thời gian để theo dõi hiệu quả theo ngày, tháng hoặc giai đoạn.
Đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu
Quản trị viên nên vào Thông tin cá nhân để cập nhật mật khẩu riêng và tránh chia sẻ tài khoản admin cho nhiều người.
Nhập dữ liệu nền trước khi chạy thật
Ưu tiên hoàn tất danh sách xe, khách hàng, nhân viên và vai trò trước khi nhập đơn thuê đầu tiên.
Duy trì dữ liệu mỗi ngày
Mỗi ngày nên cập nhật lịch thuê, thu chi, công nợ và hồ sơ xe phát sinh để báo cáo cuối tháng không bị lệch.
Cần hỗ trợ nhập dữ liệu ban đầu?
Gửi danh sách xe, khách hàng hoặc câu hỏi triển khai về [email protected]. Đội hỗ trợ có thể hướng dẫn cách chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống. Hotline: 0902 893 858.