Hướng dẫn từng bước · Cập nhật 11/09/2026

Tự thiết lập và tạo đơn thuê đầu tiên trong 25–35 phút

Làm lần lượt từ đăng nhập, thêm xe, thêm khách đến tạo đơn, thu tiền và xem báo cáo. Mỗi bước đều có đường dẫn, nút cần bấm, dữ liệu cần nhập và kết quả để tự kiểm tra.

Bắt đầu từ bước 1 Đăng nhập hệ thống

Dành cho khách mới: nội dung chính bám theo các chức năng có trong gói Starter.

Lộ trình lần đầuLàm đúng thứ tự để tránh thiếu dữ liệu

6 bước

01Đăng nhập lần đầuTrang đăng nhập2 phút 02Kiểm tra thông tin đơn vịHệ thống → Cấu hình đơn vị2 phút03Thêm phương tiện đầu tiênVận hành chung → Phương tiện5 phút 04Thêm tài xếVận hành chung → Tài xế4 phút mỗi người05Thêm khách hàngVận hành chung → Khách hàng4 phút 06Tạo tài khoản cho nhân viênHệ thống → Nhân viên5 phút · có thể làm sau 07Tạo đơn thuê đầu tiênCho thuê xe theo ngày → Lịch thuê xe7 phút

Thiết lập lần đầu

6 bước từ email kích hoạt đến đơn thuê đầu tiên

Hãy hoàn thành từng kết quả kiểm tra trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Trang đăng nhập

Đăng nhập lần đầu

2 phút

Mở email thông báo gói đã được kích hoạt và lấy đúng email đăng nhập, mật khẩu được cấp.
Vào trang Đăng nhập, nhập Email và Mật khẩu rồi bấm Đăng nhập.
Khi thấy màn hình Dashboard và tên đơn vị ở góc tài khoản, bạn đã vào đúng workspace.
Mở menu tài khoản ở góc trên bên phải → Đổi mật khẩu để đặt mật khẩu riêng ngay trong lần đầu sử dụng.

Kết quả cần thấyDashboard hiển thị số xe, lịch thuê, công nợ và các cảnh báo của đúng đơn vị.

Nếu báo sai thông tin đăng nhập, kiểm tra khoảng trắng khi sao chép. Nếu vẫn lỗi, dùng Quên mật khẩu hoặc liên hệ hỗ trợ.

Mở Trang đăng nhập

Hệ thống → Cấu hình đơn vị

Kiểm tra thông tin đơn vị

2 phút

Mở menu Hệ thống → Cấu hình đơn vị.
Đối chiếu tên đơn vị, email, điện thoại và địa chỉ với thông tin đã đăng ký.
Ghi lại nội dung cần sửa nếu thông tin đang hiển thị chưa đúng.

Kết quả cần thấyTên đơn vị trên workspace trùng với thông tin nhà xe trong email kích hoạt.

Trang cấu hình hiện dùng để kiểm tra thông tin. Nếu cần thay đổi dữ liệu đơn vị, hãy gửi nội dung chính xác cho bộ phận hỗ trợ.

Mở Cấu hình đơn vị

Vận hành chung → Phương tiện

Thêm phương tiện đầu tiên

5 phút

Mở Phương tiện → bấm + Thêm xe mới.
Nhập hai trường bắt buộc: Tên xe / Model và Biển số.
Chọn Loại xe và Trạng thái. Với xe đang khai thác, chọn Sẵn sàng; dùng Bảo dưỡng hoặc Ngừng cho thuê để đội ngũ dễ nhận biết xe chưa nên xếp lịch.
Nên nhập thêm năm sản xuất, loại nhiên liệu, định mức L/100km và số km ODO hiện tại để báo cáo sau này chính xác.
Bấm Lưu xe mới.

Kết quả cần thấyXe xuất hiện trong danh sách Phương tiện và trong vùng Chọn phương tiện khi tạo đơn thuê.

Mỗi biển số chỉ nên tạo một hồ sơ. Nếu không thấy xe khi tạo đơn, tải lại trang và kiểm tra bạn đang đăng nhập đúng đơn vị.

Mở Phương tiện

Vận hành chung → Tài xế

Thêm tài xế

4 phút mỗi người

Mở Tài xế → bấm + Thêm tài xế.
Nhập hai trường bắt buộc: Họ và tên, Số điện thoại. Mỗi số điện thoại chỉ dùng cho một tài xế.
Chọn Hạng bằng lái. Xe từ 16 chỗ trở lên cần hạng D trở lên.
Nên nhập Số GPLX và Hạn GPLX để hệ thống nhắc trước khi bằng hết hạn.
Nhập Ngày vào làm, và Lương cơ bản hoặc Khoán theo chuyến tuỳ cách trả lương của nhà xe.
Bấm Lưu tài xế.

Kết quả cần thấyTài xế xuất hiện trong danh sách, và ô Tài xế khi tạo đơn thuê hoặc xếp lịch điều xe đã chọn được người này.

Chỉ tài xế ở trạng thái Đang làm mới hiện ra khi xếp xe. Người đã nghỉ thì chuyển trạng thái sang Đã nghỉ thay vì xoá, để giữ lại lịch sử chuyến và bảng lương cũ.

Mở Tài xế

Vận hành chung → Khách hàng

Thêm khách hàng

4 phút

Mở Khách hàng → chọn Thêm Khách lẻ hoặc Thêm Công ty.
Khách lẻ: nhập Họ & tên và Số điện thoại; nên bổ sung CCCD, bằng lái, hạng bằng và địa chỉ.
Khách công ty: nhập Tên công ty và Điện thoại; nên bổ sung MST, địa chỉ, người đại diện và chức vụ.
Chỉ bật BLACKLIST khi thật sự cần cảnh báo nội bộ về khách hàng.
Bấm Lưu khách hàng.

Kết quả cần thấyKhách xuất hiện trong danh sách; có thể tìm lại bằng tên, số điện thoại, CCCD hoặc MST.

Số điện thoại giúp hệ thống nhận diện khách cũ khi tạo đơn. Hãy kiểm tra kỹ để tránh tạo hồ sơ trùng.

Mở Khách hàng

Hệ thống → Nhân viên

Tạo tài khoản cho nhân viên

5 phút · có thể làm sau

Mở Nhân viên → bấm Thêm nhân viên.
Nhập Họ & tên, Email, Số điện thoại và một mật khẩu tạm đủ mạnh.
Chọn vai trò: Quản trị, Quản lý, Nhân viên hoặc Tài xế.
Nếu là tài xế, chọn hồ sơ tài xế tương ứng tại Liên kết hồ sơ tài xế.
Bấm Lưu, sau đó gửi thông tin đăng nhập riêng cho đúng người.

Kết quả cần thấyTài khoản mới có trạng thái Hoạt động và đăng nhập được bằng email vừa tạo.

Không dùng chung tài khoản admin. Menu Nhân viên chỉ hiện khi gói và quyền tài khoản cho phép.

Mở Nhân viên

Cho thuê xe theo ngày → Lịch thuê xe

Tạo đơn thuê đầu tiên

7 phút

Cách nhanh nhất: mở Khách hàng → nút Xem chi tiết (hình con mắt) → Tạo đơn mới. Thông tin khách sẽ được điền sẵn.
Hoặc mở Lịch thuê xe → + Tạo đơn thuê rồi nhập thông tin khách trực tiếp.
Chọn xe, ngày giờ nhận/trả và địa điểm giao/trả. Bỏ chọn Giao và trả cùng địa điểm nếu hai nơi khác nhau.
Nhập Đơn giá / ngày, Đặt cọc, Khuyến mãi và chọn trạng thái phù hợp.
Kiểm tra Tổng tiền dự kiến và cảnh báo Trùng lịch thuê xe ở cuối biểu mẫu.
Bấm Lưu đơn.

Kết quả cần thấyĐơn xuất hiện trên timeline đúng xe, đúng ngày và có mặt trong danh sách công nợ.

Không lưu nếu hệ thống báo trùng lịch. Hãy đổi xe, đổi thời gian hoặc hủy đơn cũ trước.

Mở Lịch thuê xe

Quy trình vận hành

Hướng dẫn chi tiết theo công việc thực tế

Dùng phần này khi đã thiết lập xong dữ liệu nền và bắt đầu vận hành hằng ngày.

Khách hàng → Xem chi tiết → Tạo đơn mới

Tạo đơn thuê đúng và tránh trùng xe

Mở màn hình

Chọn khách đã có để hệ thống điền sẵn họ tên, số điện thoại, CCCD và bằng lái.
Chọn đúng xe; nhập ngày giờ nhận và trả. Ngày trả bắt buộc phải sau ngày nhận.
Nếu thuê kèm tài xế, bật Thuê xe kèm tài xế, chọn tài xế và nhập phí tài xế/ngày.
Nhập đơn giá, tiền cọc, khuyến mãi; chọn Chờ hoặc Đã xác nhận.
Đọc Tổng tiền dự kiến. Nếu có khung đỏ Trùng lịch thuê xe, dừng lại và xử lý lịch trùng.
Bấm Lưu đơn rồi mở Lịch thuê xe để kiểm tra vị trí của đơn trên timeline.

Hoàn tất khiĐơn nằm đúng hàng của xe và đúng khoảng ngày; tổng tiền = số ngày × đơn giá + phí tài xế − khuyến mãi.

Lưu ý quan trọngTiền đặt cọc là thông tin thỏa thuận. Khoản tiền thực nhận phải được ghi ở Đã thanh toán hoặc qua chức năng Thu nợ để vào sổ quỹ.

Lịch thuê xe → bấm vào đơn trên timeline

Giao xe, trả xe và đóng chuyến

Mở màn hình

Trước khi giao: mở đơn, rà lại khách, xe, địa điểm, thời gian và số tiền đã nhận.
Khi giao xe: đổi trạng thái thành Đang thuê rồi bấm Lưu đơn.
Khi nhận lại xe: mở đơn, nhập Số km chuyến và Nhiên liệu đã đổ nếu có.
Đối chiếu số tiền còn thiếu tại Công nợ khách hàng và thu tiền bằng nút Thu nợ.
Sau khi xe đã về và nghiệp vụ đã kiểm tra xong, đổi trạng thái thành Hoàn thành.

Hoàn tất khiXe không còn nằm trong nhóm đang thuê; dữ liệu chuyến và thanh toán sẵn sàng cho báo cáo.

Lưu ý quan trọngKhông chuyển Hoàn thành quá sớm nếu chưa cập nhật km, nhiên liệu hoặc khoản thanh toán cuối.

Cho thuê xe theo ngày → Công nợ khách hàng

Thu tiền và theo dõi công nợ

Mở màn hình

Tìm theo tên khách, số điện thoại, biển số hoặc mã đơn; có thể lọc Chưa thu, Trả một phần, Đã thanh toán hoặc Quá hạn.
Tại đúng dòng công nợ, bấm Thu nợ.
Kiểm tra số Còn nợ, nhập Số tiền thu và chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
Bấm Xác nhận thu.
Mở lại Lịch sử để kiểm tra số tiền, thời gian và người xác nhận.
Mở Thu - Chi / Sổ quỹ để kiểm tra phiếu thu vừa được tạo tự động.

Hoàn tất khiCông nợ giảm đúng số tiền thu; khi thu đủ, trạng thái chuyển thành Đã thanh toán.

Lưu ý quan trọngThu nợ đã tự động tạo phiếu thu trong Sổ quỹ. Không lập thêm một phiếu thu thủ công cho cùng khoản tiền, nếu không doanh thu tiền mặt sẽ bị ghi đôi.

Tài chính → Thu - Chi / Sổ quỹ

Lập phiếu thu hoặc phiếu chi riêng

Mở màn hình

Chọn Lập phiếu thu hoặc Lập phiếu chi.
Kiểm tra Loại phiếu và Ngày phát sinh.
Chọn đúng Khoản mục, ví dụ Đặt cọc, Hoàn cọc, Nhiên liệu, Bảo dưỡng hoặc Chi phí quản lý.
Chọn Hình thức, nhập Số tiền và Diễn giải dễ đối chiếu.
Nếu liên quan đến đơn thuê, nhập Mã đơn đối chiếu.
Bấm Lưu; sau đó kiểm tra Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ.

Hoàn tất khiBút toán xuất hiện đúng ngày, đúng cột Thu/Chi và làm thay đổi số dư quỹ tương ứng.

Lưu ý quan trọngChỉ nhập trực tiếp các khoản chưa được hệ thống tự sinh. Thu nợ khách hàng và tiền đã thanh toán trên đơn có thể đã tạo bút toán tự động.

Báo cáo cho thuê xe → KQ hoạt động KD

Đối chiếu và xem báo cáo cuối tháng

Mở màn hình

Trước khi xem báo cáo, bảo đảm tất cả đơn trong tháng đã cập nhật giá, khuyến mãi và trạng thái chính xác.
Đối chiếu Công nợ khách hàng để không bỏ sót khoản chưa thu hoặc thu nhầm đơn.
Đối chiếu Sổ quỹ: đúng ngày, đúng khoản mục, không có khoản thu bị nhập hai lần.
Mở KQ hoạt động KD và chọn Tháng hoặc Quý, sau đó chọn đúng năm.
Kiểm tra lần lượt Doanh thu, Giá vốn, Chi phí hoạt động và Lợi nhuận trước thuế.
Bấm In báo cáo nếu cần lưu PDF hoặc gửi nội bộ.

Hoàn tất khiSố liệu báo cáo khớp với đơn thuê và sổ quỹ của cùng kỳ.

Lưu ý quan trọngBáo cáo chỉ đáng tin khi đơn thuê và khoản mục thu/chi được nhập đầy đủ, đúng ngày.

Dịch vụ đưa đón công nhân

Nhập liệu cho đơn vị chạy xe đưa đón theo chuyến

Dành cho nhà xe phục vụ các công ty trong khu công nghiệp: quản lý theo lượt xe chạy thay vì theo ngày thuê, giá tính theo tuyến và loại xe, cuối kỳ gom thành bảng kê đối soát cho từng công ty. Làm đúng thứ tự chín bước dưới đây, vì bước sau cần dữ liệu của bước trước. Khi dữ liệu đã đủ, báo cáo KQKD đưa đón cho biết lãi lỗ của cả kỳ mà không phải cộng tay.

Đưa đón theo chuyến → Điểm & tuyến → tab Danh mục điểm

Khai báo điểm đón và điểm trả

10–20 phút

Mở màn hình

Liệt kê mọi nơi xe dừng đón hoặc trả khách: cổng nhà máy, khu ký túc xá, ngã tư tập kết, khách sạn, sân bay.
Với mỗi điểm, bấm + Thêm điểm rồi nhập Mã điểm và Tên điểm. Mã nên ngắn và dễ đọc, ví dụ HP-POURIN.
Nhập Khu vực để lọc nhanh khi danh mục dài: Hải Phòng, Bắc Ninh, Hà Nội.
Quan trọng nhất là ô Tên gọi khác: gõ tất cả cách viết mà anh em vẫn dùng trên file Excel, ngăn nhau bằng dấu |. Ví dụ điểm Hạ Đoạn 2 nên có thêm Ha Đoạn 2, Ha Doan 2.
Lưu điểm rồi làm tiếp điểm sau.

Hoàn tất khiDanh mục điểm hiện đủ các nơi xe hay dừng, mỗi nơi chỉ một dòng duy nhất.

Lưu ý quan trọngĐây là bước quyết định chất lượng dữ liệu về sau. Nếu bỏ qua ô Tên gọi khác, khi nhập từ Excel máy sẽ báo không tìm thấy điểm, hoặc tệ hơn là tạo ra hai điểm trùng nhau khiến doanh thu một tuyến bị tách làm đôi.

Đưa đón theo chuyến → Điểm & tuyến → tab Tuyến & bảng giá

Tạo tuyến và nhập bảng giá

20–40 phút

Mở màn hình

Bấm + Thêm tuyến, chọn Điểm đi và Điểm đến. Mỗi chiều là một tuyến riêng: đi và về phải tạo hai tuyến.
Nhập Cự ly km. Nếu biết thời gian chạy thực tế thì nhập luôn Thời gian chạy để hệ thống cảnh báo chính xác khi một xe bị xếp hai chuyến chồng giờ.
Trong phần Giá niêm yết theo loại xe, nhập giá cho từng loại xe mà tuyến này có chạy. Loại xe không chạy thì để trống.
Giá nhập ở đây là giá niêm yết chưa trừ chiết khấu, chưa gồm VAT.
Lưu tuyến. Dùng ô Xem giá của ở thanh lọc để đối chiếu giá sau chiết khấu của từng khách.

Hoàn tất khiÔ Tuyến đã có giá hiện đủ, ví dụ 78/78. Còn tuyến nào thiếu giá thì chuyến chạy tuyến đó sẽ ra doanh thu 0đ.

Lưu ý quan trọngGiá của nghề đưa đón tính theo tuyến nhân loại xe, không tính theo ngày như cho thuê xe tự lái. Khai đúng một lần ở đây thì hàng trăm chuyến mỗi tháng tự có giá, không phải gõ tay từng chuyến.

Vận hành chung → Khách hàng

Đặt mã và điều khoản cho khách công ty

5 phút mỗi khách

Mở màn hình

Mở hồ sơ từng công ty đang phục vụ, hoặc thêm mới với loại Công ty.
Nhập Mã khách hàng đúng bằng mã đang dùng trên file điều xe, ví dụ POURIN, HUAPING, MIB. Mã này là thứ máy dựa vào để nhận diện khi nhập từ Excel.
Nhập Chiết khấu hợp đồng nếu công ty được giá riêng, ví dụ 8 phần trăm.
Nhập Hạn thanh toán theo hợp đồng, ví dụ 30 ngày, và Thuế suất VAT thường là 10 phần trăm.
Bổ sung MST, địa chỉ và người liên hệ để in lên bảng kê.

Hoàn tất khiMở Điểm & tuyến, chọn công ty ở ô Xem giá của, bảng giá hiện đúng mức giá công ty đó thực trả.

Lưu ý quan trọngMã khách trên file Excel thường kèm kỳ như Pourin T.9 hoặc MIB T9. Chỉ cần đặt mã là POURIN và MIB, phần kỳ hệ thống tự bỏ khi nhập.

Đưa đón theo chuyến → Chuyến cố định

Khai chuyến cố định rồi sinh chuyến hàng loạt

15 phút, làm một lần

Mở màn hình

Bấm + Thêm hợp đồng chuyến. Chọn công ty, tuyến, loại xe và Giờ đi.
Chọn Xe nhà và Tài xế chạy ca này. Chuyến sinh ra sẽ có sẵn xe và người, khỏi phân lại từng ngày. Ca đi xe ngoài thì chọn nhà xe ở ô Thuê xe ngoài, gõ Biển số xe ngoài và Giá giao xe mỗi chuyến — chuyến sinh ra mang sẵn biển số để gửi khách và lên bảng kê.
Ca nào đã thoả thuận khoán cứng với tài xế thì điền số tiền vào ô Khoán tài xế mỗi chuyến, ví dụ 250.000. Để trống thì hệ thống lấy khoán của tuyến, không có nữa thì tính theo % doanh thu.
Để nguyên ô tích Qua ngày chạy thì tự tính là đã chạy và đưa vào bảng kê. Từ hôm sau, chuyến của ca tự thành Hoàn thành và bảng kê tự có số, không phải đánh dấu từng ngày.
Phần Lịch chạy mặc định là Cả tuần và Cả tháng này, tức là xe chạy trọn tháng không nghỉ ngày nào. Ca chỉ chạy ngày làm việc thì bấm T2–T7 hoặc T2–T6. Khai cho tháng tới thì bấm Cả tháng sau.
Trên lịch tháng ngay bên dưới, bấm vào ngày xe nghỉ, ví dụ ngày lễ, để gạch đỏ ngày đó. Bấm lại lần nữa để bỏ nghỉ.
Nhập Tên ca để dễ nhận ra trên lịch điều xe, ví dụ Ca sáng - Văn Cao tuyến 1.
Ca chạy dài hạn chưa có ngày kết thúc thì xoá trống ô Hiệu lực đến.
Khai hết các ca của tất cả các công ty, kể cả ca đêm và chuyến chiều về.
Bấm Lưu hợp đồng chuyến là chuyến được tạo luôn cho mọi ngày chạy trong hiệu lực, không phải bấm thêm. Ca không thời hạn thì đầu mỗi tháng bấm Sinh chuyến theo lịch để tạo tiếp tháng mới.

Hoàn tất khiMở Lịch điều xe một ngày bất kỳ trong khoảng vừa sinh, thấy đủ các ca đúng giờ, đúng tuyến, đã sẵn xe và tài xế.

Lưu ý quan trọngSửa ca sau này: đổi thứ trong tuần, hiệu lực hay tạm dừng chỉ áp cho chuyến từ hôm nay; bấm nghỉ hoặc bỏ nghỉ một ngày thì áp đúng ngày đó, kể cả ngày đã qua. Bấm Sinh chuyến nhiều lần vẫn an toàn, không tạo trùng. Đổi tài xế của một ca thì khi lưu cứ để nguyên ô tích Áp xe, tài xế và khoán cho các chuyến đã sinh — các chuyến từ hôm nay tự đổi theo, chuyến các ngày trước còn trống xe và tài xế cũng được điền vào. Khoán của từng chuyến chạy thẳng vào bảng lương cuối tháng.

Đưa đón theo chuyến → Lịch điều xe → Nhập từ Excel

Nhập chuyến phát sinh từ Excel hoặc Google Sheet

5 phút mỗi lần

Mở màn hình

Sắp xếp lại file cho đúng thứ tự cột: Mã KH, Ngày, Giờ, Điểm đi, Điểm đến, Loại xe, rồi tới Số khách và Ghi chú nếu có.
Bôi đen vùng dữ liệu trong bảng tính, không lấy dòng tiêu đề, rồi bấm Ctrl+C.
Mở Lịch điều xe, bấm Nhập từ Excel và dán vào ô dữ liệu.
Bấm Kiểm tra trước. Hệ thống chỉ ra từng dòng vướng ở đâu mà chưa ghi gì vào hệ thống.
Sửa các dòng lỗi ngay trên file gốc rồi dán lại, cho tới khi ô Lỗi về 0.
Bấm Ghi vào hệ thống. Dữ liệu chỉ được ghi khi toàn bộ các dòng đều hợp lệ.

Hoàn tất khiLịch điều xe của đúng ngày hiện đủ các chuyến vừa nhập, mỗi chuyến đã có sẵn doanh thu theo bảng giá.

Lưu ý quan trọngNgày nhận cả 11/09/2026 lẫn 2026-09-11. Giờ nhận 6:00, 06:00 hay 0600. Nếu bật Tự tạo điểm và tuyến còn thiếu, nhớ quay lại Điểm & tuyến nhập cự ly và giá cho các tuyến mới, nếu không chuyến của tuyến đó sẽ ra 0đ.

Đưa đón theo chuyến → Lịch điều xe

Điều xe hằng ngày và đóng chuyến

Mỗi ngày

Mở màn hình

Đăng nhập xong, Dashboard đã tóm tắt sẵn: Chuyến hôm nay, Thiếu xe / tài xế của ba ngày tới, khung Chuyến sắp chạy từ giờ tới hết ngày mai và khung Cần xếp xe / tài xế. Bấm vào một chuyến trong khung đó là mở thẳng Lịch điều xe đúng ngày của chuyến.
Đầu ca, mở Lịch điều xe đúng ngày. Ô Chưa xếp xe cho biết còn bao nhiêu chuyến chưa có xe.
Bấm nút sửa ở từng chuyến, chọn Xe nhà và Tài xế. Nếu xe đã bận, hệ thống báo ngay xe đó đang chạy chuyến nào.
Ô Giờ đi nhập theo kiểu 24 giờ, từ 00:00 đến 23:59. Gõ nhanh 0600, 6h30 hay 1830 đều được, rời ô là tự đổi về 06:00, 06:30, 18:30.
Ô Tài xế trống nghĩa là chưa có hồ sơ tài xế nào. Mở Vận hành chung → Tài xế để thêm trước, sau đó quay lại xếp xe.
Giờ cao điểm hết xe thì bỏ trống Xe nhà và chọn Thuê xe ngoài, đồng thời nhập Giá vốn là số tiền trả nhà xe. Chọn nhà xe xong sẽ hiện thêm ô Biển số xe ngoài — gõ biển số nhà xe báo sang, vì xe đó không nằm trong hồ sơ xe của mình.
Ô SĐT lái xe tự điền theo hồ sơ khi chọn tài xế nhà; xe thuê ngoài thì gõ số lái xe của nhà xe. Số này đi kèm biển số khi gửi cho khách.
Chuyến có Loại xe yêu cầu là Tự động thì chọn thêm Loại xe thực tế điều, vì giá tính theo loại xe thực tế.
Chuyến chạy xe nhà thì nhập Giá vốn gồm dầu, khoán tài xế và cầu đường để biết lãi lỗ từng chuyến.
Chuyến nào tài xế thu tiền mặt của khách hoặc phải chi dầu, cầu đường, gửi xe thì nhập luôn ở phần Tiền tài xế thu và chi trong chuyến, cuối form chuyến: nhập số tiền thu, bấm + Thêm khoản chi cho từng khoản và chọn ai bỏ tiền trả. Lưu chuyến là các khoản này tự sang Thu chi của tài xế.
Chuyến sinh từ ca cố định tự thành Hoàn thành từ hôm sau. Chuyến thêm tay thì cuối ngày bấm Đánh dấu cả ngày đã chạy để chuyển toàn bộ sang Hoàn thành một lượt. Chuyến khách báo huỷ thì mở chuyến đó và chọn Huỷ.
Muốn chỉ đánh dấu cho một công ty thì chọn công ty đó ở ô lọc phía trên rồi mới bấm, nút chỉ ăn vào các chuyến đang hiện.
Xếp xe xong bấm Bảng gửi khách để ra đúng bảng khách vẫn nhận mỗi ngày: mã khách hàng, ngày, giờ, điểm đi, điểm đến, loại xe, BKS, SĐT lái xe. Chụp màn hình gửi khách hoặc bấm Tải Excel. Chỉ gửi cho một công ty thì chọn công ty đó ở ô lọc trước khi bấm.

Hoàn tất khiCuối ngày không còn chuyến nào ở trạng thái Chờ xếp xe, và số Doanh thu trong ngày khớp với sổ tay điều độ.

Lưu ý quan trọngChỉ chuyến ở trạng thái Hoàn thành mới được gom vào bảng kê cuối kỳ. Quên đổi trạng thái đồng nghĩa với quên xuất tiền cho chuyến đó. Nút đánh dấu cả ngày không đụng tới chuyến của ngày mai trở đi.

Đưa đón theo chuyến → Bảng kê & công nợ

Lập bảng kê, đối chiếu với khách rồi mới chốt

10 phút mỗi công ty

Mở màn hình

Bấm + Lập bảng kê, chọn công ty và khoảng ngày. Khách đối chiếu 10 hay 15 ngày một lần thì bấm chọn nhanh 1–10, 11–20, 1–15, hoặc tự nhập Từ ngày và Đến ngày. Khách đối chiếu cả tháng thì chọn Cả tháng.
Hệ thống gom mọi chuyến Hoàn thành của công ty trong khoảng ngày đó thành một bảng kê nháp. Bản nháp chưa tính vào công nợ nên cứ lập, không lo sai số.
Nếu bản nháp báo còn chuyến chưa chuyển Hoàn thành, bấm luôn nút Đánh dấu N chuyến đã chạy ngay trong khung nhắc đó. Chuyến chưa tới ngày chạy vẫn được giữ nguyên.
Mở bảng kê, chọn Theo tuyến (gộp theo giờ đi và tuyến) hoặc Từng chuyến (mỗi chuyến một dòng kèm ngày, giờ, km, biển số, tài xế), rồi bấm Xuất Excel. Kiểu đang chọn nằm ở trang đầu của file, có đủ tổng tiền, thuế và chỗ ký; kiểu còn lại ở trang sau. Lần sau mở bảng kê, phần mềm nhớ sẵn kiểu bạn đã chọn.
Cột Km lấy theo cự ly khai ở Điểm & tuyến. Tuyến chưa khai cự ly thì cột Km hiện dấu gạch — vào Điểm & tuyến nhập số km cho tuyến đó, bảng kê tự hiện theo.
Khách báo lệch chuyến nào thì sửa chuyến đó ở Lịch điều xe. Bảng kê nháp tự cập nhật theo, chỉ cần bấm Xuất Excel lại.
Cuối tháng, tích chọn các bảng kê nháp của cùng một công ty rồi bấm Gộp thành một bảng kê để ra số cả tháng.
Khi đã khớp số và xuất hoá đơn, bấm Chốt bảng kê, nhập ngày chốt, số hoá đơn và điều khoản thanh toán. Từ lúc này số tiền mới vào công nợ phải thu và bắt đầu đếm hạn.
Khi khách chuyển tiền, mở bảng kê và bấm Thu tiền, nhập số tiền và hình thức.
Dashboard có ô Chưa lên bảng kê: đó là các chuyến đã chạy nhưng chưa nằm trong bảng kê nào, tức là tiền chưa đòi được ai. Còn số ở ô đó thì lập thêm bảng kê cho công ty tương ứng.

Hoàn tất khiTab Công nợ theo công ty chỉ gồm các bảng kê đã chốt và hiện đúng số còn phải thu; Sổ quỹ có phiếu thu tương ứng với mỗi lần thu.

Lưu ý quan trọngChốt nhầm vẫn bấm Mở lại được, miễn là chưa ghi nhận thu tiền. Chuyến khách trả tiền mặt cho tài xế được tự trừ vào số khách còn phải thanh toán. Mỗi lần thu tiền đã tự sinh phiếu thu trong Sổ quỹ, đừng lập thêm phiếu tay cho cùng khoản tiền, nếu không doanh thu sẽ bị ghi đôi.

Đưa đón theo chuyến → Nhà xe & giá vốn

Khai nhà xe đối tác và tham số giá vốn

15 phút, làm một lần

Mở màn hình

Bấm + Thêm nhà xe cho từng nhà xe hay thuê lại lúc cao điểm. Nhập Giá mua vào theo phần trăm giá bán, ví dụ 80.
Ở phần Tham số tính giá vốn chuyến, nhập Giá nhiên liệu hiện hành.
Nhập Khoán tài xế theo phần trăm doanh thu chuyến, cùng mức khoán tối thiểu cho những chuyến ngắn.
Nhập tiền cầu đường cho tuyến trung bình và tuyến dài, cùng phụ cấp ăn ca tuyến dài.
Bấm Lưu tham số.
Nếu có tuyến trả khoán riêng khác mức phần trăm chung, mở Điểm & tuyến, sửa tuyến đó rồi nhập số vào ô khoán tài xế nằm ngay dưới ô giá bán.

Hoàn tất khiTạo thử một chuyến, để trống ô Doanh thu và ô Giá vốn, lưu xong thấy cả hai đều có số.

Lưu ý quan trọngVới chuyến đã nhập từ trước mà chưa có giá vốn, mở Lịch điều xe đúng ngày rồi bấm Tính giá vốn. Nút này chỉ tính cho chuyến đang để trống, không ghi đè số điều độ đã nhập tay. Giá vốn ở đây là giá vốn trực tiếp, chưa gồm khấu hao xe, bảo hiểm và lương bộ phận quản lý.

Đưa đón theo chuyến → Thu chi của tài xế, rồi Bảng lương tài xế

Ghi thu chi của tài xế và chốt lương cuối tháng

Vài phút mỗi ngày, 15 phút cuối tháng

Mở màn hình

Khoản thu chi phát sinh trong một chuyến thì nhập luôn trên form chuyến ở Lịch điều xe. Khoản không gắn với chuyến nào thì mở Thu chi của tài xế, bấm + Ghi thu / chi, chọn tài xế, chọn Tài xế thu tiền của khách rồi nhập số tiền.
Mỗi khoản chi dọc đường cũng ghi tương tự, chọn Chi phát sinh trong ngày, chọn khoản mục dầu, cầu đường, gửi xe hay ăn ca.
Ở ô Ai bỏ tiền ra trả, chọn Tài xế ứng tiền nếu tài xế tự bỏ tiền hoặc lấy từ tiền đã thu của khách; chọn Văn phòng trả nếu công ty đã trả thẳng.
Cột Đang giữ trong bảng tổng hợp cho biết mỗi tài xế đang cầm bao nhiêu tiền của công ty.
Cuối tháng, mở Bảng lương tài xế, chọn kỳ rồi bấm Dựng bảng lương kỳ. Hệ thống cộng khoán của mọi chuyến đã hoàn thành, cộng tiền tài xế đã ứng chi và trừ tiền đã thu của khách.
Mở từng tài xế để đối chiếu danh sách chuyến, nhập thêm Thưởng hoặc phạt nếu có, rồi bấm Chốt bảng lương.
Bấm Xuất Excel để lấy file gửi cho tài xế, hoặc bấm In để ký nhận.
Khi trả tiền, bấm Thanh toán và chọn hình thức. Hệ thống tự ghi phiếu vào Sổ quỹ.

Hoàn tất khiBảng lương hiện đủ số chuyến của từng tài xế, và dòng Thực nhận khớp với số tiền thực trả.

Lưu ý quan trọngÔ Thực nhận âm nghĩa là tiền tài xế thu hộ nhiều hơn lương phải trả, tức là tài xế phải nộp lại phần chênh. Bảng lương đã chốt sẽ khoá các bút toán thu chi trong kỳ; muốn sửa phải bấm Mở lại trước. Bảng lương đã thanh toán thì không mở lại được.

Thứ tự cột khi dán từ Excel

Dán đúng thứ tự này thì hệ thống đọc được ngay, không cần đặt tên tiêu đề.

Cột	Mức độ	Nhập gì
1. Mã KH	Bắt buộc	Đúng mã đã đặt ở hồ sơ khách hàng. Kèm kỳ như Pourin T.9 vẫn nhận đúng.
2. Ngày	Bắt buộc	11/09/2026 hoặc 2026-09-11 đều được.
3. Giờ	Bắt buộc	06:00, 6:00 hay 0600 đều được.
4. Điểm đi	Bắt buộc	Tên điểm hoặc một trong các Tên gọi khác đã khai.
5. Điểm đến	Bắt buộc	Như trên. Phải khác điểm đi.
6. Loại xe	Nên có	5 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ, 29 chỗ, 45 chỗ hoặc Tự động. Bỏ trống sẽ hiểu là Tự động.
7. Số khách	Không bắt buộc	Số người đi trên chuyến.
8. Ghi chú	Không bắt buộc	Ghi chú tự do của điều độ.

Không thấy nhóm menu Đưa đón theo chuyến?Nhóm này chỉ hiện với đơn vị chọn loại hình kinh doanh Đưa đón theo chuyến hoặc Cả hai khi đăng ký. Đơn vị đã đăng ký là Cho thuê xe muốn dùng thêm, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ để chuyển.

Liên hệ hỗ trợ

Trạng thái đơn

Chọn đúng trạng thái ở từng thời điểm

Trạng thái quyết định cách đơn xuất hiện trên lịch, Dashboard và công nợ.

Trạng thái	Ý nghĩa	Khi nào sử dụng
Chờ	Mới tiếp nhận, chưa chốt chắc với khách.	Dùng khi còn chờ khách xác nhận hoặc chờ duyệt nội bộ.
Đã xác nhận	Đã giữ xe cho khách.	Chuyển sang trạng thái này khi hai bên đã chốt xe, giá và thời gian.
Đang thuê	Xe đã giao và đang trong chuyến.	Cập nhật ngay khi bàn giao xe cho khách hoặc tài xế.
Hoàn thành	Xe đã trả, chuyến đã kết thúc.	Trước khi hoàn thành, nhập số km chuyến, nhiên liệu và ghi nhận khoản thu còn thiếu tại Công nợ.
Đã hủy	Đơn không còn hiệu lực.	Chỉ dùng khi giao dịch bị hủy; công nợ của đơn sẽ được đóng để giữ dấu vết.

Checklist hằng ngày

5 lần kiểm tra để số liệu luôn sạch

Mỗi lần chỉ mất vài phút nhưng tránh được lịch trùng, sót công nợ và lệch sổ quỹ.

Đầu ngàyMở Dashboard, kiểm tra xe sắp về, đơn chờ xác nhận, công nợ đến hạn và cảnh báo.

Khi nhận đơnTạo hoặc cập nhật khách hàng, kiểm tra xe trống rồi mới lưu đơn thuê.

Khi giao/trả xeCập nhật trạng thái, km chuyến, nhiên liệu và các ghi chú phát sinh.

Khi nhận/chi tiềnThu nợ theo đúng mã đơn; các khoản độc lập mới nhập trực tiếp vào Sổ quỹ.

Cuối ngàyĐối chiếu tiền thực tế với Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ.

Gói Starter

Tra cứu nhanh các module chính

Module có thể ẩn nếu gói hiện tại không bao gồm hoặc tài khoản chưa được cấp quyền.

DashboardTổng quan xe, đơn thuê, công nợ và cảnh báo Lịch thuê xeTạo đơn, kiểm tra trùng lịch, cập nhật chuyến Khách hàngHồ sơ khách lẻ, công ty, lịch sử và blacklist Phương tiệnDanh sách xe, trạng thái, nhiên liệu và ODO Tài xếHồ sơ tài xế, bằng lái, hạn GPLX và cách trả lương Bảng lương tài xếLương theo chuyến, tiền tài xế thu và chi, xuất Excel KQKD đưa đónLãi lỗ theo chuyến: doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận Cảnh báo đến hạnTheo dõi các việc sắp đến hạn cần xử lý Thu - Chi / Sổ quỹPhiếu thu, phiếu chi và số dư theo kỳ Công nợ khách hàngPhải thu, trả một phần, quá hạn và lịch sử thu KQ hoạt động KDDoanh thu, chi phí và lợi nhuận theo tháng/quý Cấu hình đơn vịKiểm tra thông tin và quản lý tài khoản nội bộ

Các gói cao hơn có thêm module nâng caoBảo dưỡng, nhiên liệu, công tơ mét, ca làm việc, bàn giao, phê duyệt, Telegram và báo cáo nâng cao.

Xem các gói

Xử lý lỗi

Câu hỏi thường gặp

Mở câu hỏi gần với tình huống của bạn để kiểm tra trước khi liên hệ hỗ trợ.

Đăng nhập không được thì xử lý thế nào?

Kiểm tra đúng email trong thư kích hoạt, xóa khoảng trắng khi sao chép mật khẩu và thử lại. Nếu vẫn lỗi, bấm Quên mật khẩu. Khi liên hệ hỗ trợ, gửi email đăng nhập và ảnh chụp thông báo lỗi; không gửi mật khẩu.

Vì sao tôi không thấy một menu được nhắc trong tài liệu?

Menu được hiển thị theo gói dịch vụ và quyền của từng tài khoản. Gói Starter tập trung vào lịch thuê, khách hàng, phương tiện, cảnh báo, sổ quỹ, công nợ và báo cáo cơ bản. Tài khoản nhân viên cũng có thể bị ẩn menu nếu chưa được cấp quyền.

Đã thêm xe nhưng khi tạo đơn không thấy xe?

Mở Phương tiện, kiểm tra xe đã được lưu và bạn đang ở đúng đơn vị. Tải lại trang Lịch thuê xe. Nếu vẫn không thấy, gửi biển số và ảnh danh sách phương tiện cho hỗ trợ.

Hệ thống báo trùng lịch thuê xe thì có thể bỏ qua không?

Không nên bỏ qua. Hãy kiểm tra đơn đang chiếm lịch, đổi xe hoặc đổi thời gian. Nếu đơn cũ không còn hiệu lực, mở đơn cũ và chuyển sang Đã hủy trước khi tạo lịch mới.

Thu nợ xong có cần lập thêm phiếu thu không?

Không. Khi bấm Xác nhận thu tại Công nợ khách hàng, hệ thống tự giảm công nợ và tạo phiếu thu trong Sổ quỹ. Chỉ cần mở Sổ quỹ để kiểm tra lại.

Phần mềm vừa được cập nhật thì có phải xoá bộ nhớ đệm trình duyệt không?

Không. Khi có bản mới, trang đang mở sẽ tự tải lại; nếu bạn đang nhập dở thì hiện dòng nhắc ở góc dưới và chỉ tải lại sau khi bạn đóng ô nhập. Muốn nhanh thì bấm Tải lại ngay trên dòng nhắc đó, hoặc bấm F5 như bình thường — không cần xoá lịch sử hay bộ nhớ đệm.

Số liệu báo cáo chưa đúng thì kiểm tra từ đâu?

Kiểm tra theo thứ tự: kỳ báo cáo → đơn thuê bị hủy hoặc sai giá → khoản thu/chi sai ngày → khoản mục chi phí sai → bút toán trùng. Sau khi sửa dữ liệu nguồn, mở lại báo cáo để đối chiếu.

Cần gửi gì để được hỗ trợ nhanh?

Gửi tên đơn vị, email đăng nhập, tên menu đang thao tác, việc muốn làm, ảnh chụp toàn màn hình và thông báo lỗi. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin thẻ/ngân hàng nhạy cảm.

Vẫn chưa làm được? Gửi đúng thông tin để được hỗ trợ nhanh

Chuẩn bị tên đơn vị, email đăng nhập, tên màn hình, việc đang làm và ảnh chụp toàn màn hình có thông báo lỗi. Không gửi mật khẩu hoặc mã OTP.

Gọi 0902 893 858 [email protected]Trang liên hệ