Cách theo dõi công nợ khách thuê xe
Thất thoát công nợ là cách 'rò rỉ' lợi nhuận âm thầm nhất. Đây là cách ghi nhận và đối soát công nợ khách thuê xe gọn gàng, minh bạch.
Công nợ thuê xe phát sinh từ đâu?
- Tiền cọc nhận trước và phần phải hoàn lại khi trả xe.
- Phần còn lại của giá thuê sau khi trừ cọc.
- Phụ phí: quá giờ, vượt số km, xăng thiếu, vệ sinh, hư hỏng.
- Giảm giá, khuyến mãi cho khách quen.
Nguyên tắc ghi nhận: gắn công nợ với từng đơn
Đừng theo dõi công nợ theo từng khoản tiền rời rạc. Hãy gắn mọi khoản thu - chi vào đúng đơn thuê, để bất cứ lúc nào cũng truy được: đơn này đã thu bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu, vì sao.
Khi công nợ gắn với đơn và với khách, bạn có thể tổng hợp nhanh: khách nào đang nợ, nợ bao lâu, đơn nào chưa tất toán.
Quy trình đối soát gọn
- Khi nhận xe: ghi cọc và giá thuê dự kiến vào đơn.
- Khi trả xe: chốt phụ phí thực tế, trừ cọc, ra số phải thu/phải hoàn cuối cùng.
- Ghi nhận thanh toán ngay theo phương thức (tiền mặt/chuyển khoản) vào sổ quỹ.
- Cuối tuần: rà danh sách đơn chưa tất toán và công nợ quá hạn.
Nhắc thu đúng hạn
Công nợ càng để lâu càng khó đòi. Hãy đặt mốc nhắc (ví dụ quá 7, 15, 30 ngày) và liên hệ khách theo kịch bản lịch sự nhưng dứt khoát.
Một hệ thống tốt sẽ tự đánh dấu công nợ quá hạn và nhắc bạn, thay vì để bạn nhớ thủ công.
Câu hỏi thường gặp
Nên theo dõi công nợ theo khách hay theo đơn?
Cả hai. Gắn từng khoản vào đơn để minh bạch, rồi tổng hợp lên theo khách để biết tổng dư nợ và lịch sử thanh toán của từng khách hàng.
Làm sao biết khách nào đang nợ quá hạn?
Đặt ngưỡng số ngày quá hạn và để hệ thống tự lọc, cảnh báo. Khi công nợ gắn với ngày trả xe, việc tính quá hạn diễn ra tự động.
Xem thêm
Quản lý cho thuê xe gọn hơn với Điều hành Xe
Lịch thuê chống trùng, công nợ tự động, nhắc hạn giấy tờ và báo cáo lãi/lỗ — trong một phần mềm thuần Việt.
Dùng thử miễn phí